Tâche récurrente #135
Mis à jour par Frédéric Couchet il y a plus de 2 ans
Pour la version en anglais de la revue hebdomadaire https://agir.april.org/issues/1394
h1. Présentation
Un des principes fort utile dans la démarche d'organisation GTD la revue hebdomadaire ("weekly review"). La page Wikipédia (http://fr.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done) consacrée à GTD indique : _"Revue : réexaminer très fréquemment - et passer au peigne fin au moins une fois par semaine dans la «revue hebdomadaire» toutes les tâches et les projets en cours et nouveaux._
Cette revue permet de faire le point dans les tâches en cours, à venir, de déterminer les éventuels blocages, les prochaines actions...
Il serait utile de fixer chaque semaine à jour et heure fixe un rdv sur IRC de "revue hebdomadaire" April. L'idée étant d'avoir un point de rdv fixe chaque semaine, d'une durée limitée, chacun étant libre de participer ou pas. Chacun fait la revue de ses tâches, actions April. Ca pourrait créer de le stimulation, donner des idées, des envies de contribuer, voir les points de blocage qui pourraient être levés...
Il y quatre étapes dans la revue :
- les actions passées de la semaine en cours
- les actions de la semaine à venir
- les points de blocage éventuels et les points de blocage qui ont été levés dans la semaine
- éventuellement les Points Forts et Points de Vigilance (qui doivent être traités de manière constructive/positive) de la revue hebdomadaire
La revue dure au maximum 45 minutes.
Plus de détails : http://www.april.org/revues-hebdomadaires-april
h1. Manuel d'animation de la revue
h2. Remarques liminaires
Un programme écrit en Java script Python qui permet de générer une synthèse parse les logs irc et reconnaît des directives de contrôle :
* Une ligne commençant par % sera considérée comme un commentaire et non inclus dans la synthèse.
* Directive de revue individuelle: Une ligne commençant par un @#@ annonce un changement d'état dans la revue. Les messages qui suivent sont traités/triés individuellement pour chaque personne.
* Directive de revue globale : avec une ligne commençant par @##@ on annonce un changement d'état dans la revue. Les messages qui suivent sont traités/triés collectivement. Les états sont créés uniquement lorsqu'il y a un contenu associé à stocker.
Les directives ne sont interprétées que pour le conducteur de la réunion, défini dans le script. Elles sont triées alphanumériquement ; donc il vaut mieux les numéroter.
Le code intègre un dictionnaire pseudo -> nom.
h2. Planification de la revue
* Prévenir de la revue par email sur les listes animation@ et resp-tous@ quelques jours à l'avance.
*Exemple d'annonce par mail de la revue hebdomadaire*
<pre>
From: XXX
Subject: Rendez-vous ce vendredi 12 novembre à 12h00 pour revue hebdomadaire April
To: YYY
Je vous propose donc de faire la revue hedbomadaire April vendredi 12 novembre de 12h00 à 12h30 max.
Rendez-vous sur le salon #april du réseau irc.freenode.net. Une interface web permet d'accéder au salon : http://webchat.freenode.net/?channels=april
N'hésitez pas à transmettre l'info dans vos groupes de travail.
Pour rappel l'ordre des points lors d'une revue hebdomadaire :
1/ Actions passées ou en cours
2/ Actions à venir
3/ Points de blocage / points en retard corrigés cette semaine
4/ Points de blocage existants / points en retard à traiter
5/ Points forts de la semaine
6/ Points de vigilance de la semaine
7/ Points forts de la réunion
8/ Points de vigilance de la réunion
Pour les personnes qui ne peuvent pas être présentes ne pas hésiter à envoyer avant ou après un point écrit à la liste animation@april.org en essayant si possible de respecter le format de la synthèse (voir sur https://redmine.april.org/issues/135).
</pre>
* Prévenir sur irc vers 10h que la revue hebdomadaire aura lieu à midi : « pour rappel : revue hebdomadaire april à 12h sur le présent salon ».
* Prévenir sur irc 1/2 heure avant que la revue hebdomadaire va commencer en prévenant directement les personnes à priori concernées via leur nickname:
« aurelia benj bookynette Cl-o coin_pan cpm__ _dachary echarp gibus_at_office Irina_Lambla janchou liot Luk--- madix mmu_man theo_taf therese
... et les autres, on va attaquer la revue hebdomadaire dans 1/2 heure ».
* Prévenir sur irc 1à secondes avant que la revue hebdomadaire va commencer en prévenant directement les personnes à priori concernées via leur nickname:
« aurelia benj bookynette Cl-o coin_pan cpm__ _dachary echarp gibus_at_office Irina_Lambla janchou liot Luk--- madix mmu_man theo_taf therese
... et les autres, on va attaquer la revue hebdomadaire dans quelques secondes ».
* Ensuite, commencer la revue hebdomadaire.
*Exemple d'utilisation de directives dans le cadre de la revue hebdomadaire*
<pre>
bon, début de la revue hebdomadaire
!debut
Hebdobot: % Début de la réunion hebdomadaire
Hebdobot: % rappel : toute ligne commençant par % sera considérée comme un commentaire et non prise en compte dans la synthèse
Hebdobot: % pour connaître le point courant, taper !courant
# 1/ Actions passées ou en cours
Hebdobot: Sujet individuel : 1/ Actions passées ou en cours
Hebdobot: % si rien à signaler vous pouvez écrire % ras
Hebdobot: % quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ ... ]
% on va passer à la suite : Actions à venir
# 2/ Actions à venir
Hebdobot: % durée du point 1/ Actions passées ou en cours : mm:ss
Hebdobot: % […], on va passer à la suite : 2/ Actions à venir
Hebdobot: Sujet individuel : 2/ Actions à venir
Hebdobot: % si rien à signaler vous pouvez écrire % ras
Hebdobot: % quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ ... ]
%on va passer à la suite : Points de blocage / points en retard
## 3/ Points de blocage / points en retard corrigés cette semaine
(12:07:12) Hebdobot: % durée du point 2/ Actions à venir : mm:ss
(12:07:13) Hebdobot: % […], on va passer à la suite : 3/ Points de blocage / points en retard corrigés cette semaine
(12:07:14) Hebdobot: Sujet collectif : 3/ Points de blocage / points en retard corrigés cette semaine
(12:07:15) Hebdobot: % 1 minute max
(12:07:16) Hebdobot: % si rien à signaler vous pouvez écrire % ras
(12:07:17) Hebdobot: % quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ ... ]
%on va passer à la suite : Points de blocage / points en retard existants à traiter
## 4/ Points de blocage existants / points en retard à traiter
Hebdobot: % durée du point 3/ Points de blocage / points en retard corrigés cette semaine : mm:ss
Hebdobot: % […], on va passer à la suite : 4/ Points de blocage existants / points en retard à traiter
Hebdobot: Sujet collectif : 4/ Points de blocage existants / points en retard à traiter
Hebdobot: % 1 minute max
Hebdobot: % si rien à signaler vous pouvez écrire % ras
Hebdobot: % quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ ... ]
% on va passer à la suite : Points Forts et Points de Vigilance de la semaine
## 5/ Points forts de la semaine
Hebdobot: % durée du point 4/ Points de blocage existants / points en retard à traiter : mm:ss
Hebdobot: % […], on va passer à la suite : 5/ Points forts de la semaine
Hebdobot: Sujet collectif : 5/ Points forts de la semaine
Hebdobot: % 1 minute max
Hebdobot: % si rien à signaler vous pouvez écrire % ras
Hebdobot: % quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ ... ]
% on va passer à la suite : Points de Vigilance de la semaine
## 6/ Points de vigilance de la semaine
Hebdobot: % durée du point 5/ Points forts de la semaine : mm:ss
Hebdobot: % […], on va passer à la suite : 6/ Points de vigilance de la semaine
Hebdobot: Sujet collectif : 6/ Points de vigilance de la semaine
Hebdobot: % 1 minute max
Hebdobot: % si rien à signaler vous pouvez écrire % ras
Hebdobot: % quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ ... ]
% on va passer à la suite : Points Forts et Points de Vigilance de la réunion
## 7/ Points forts de la réunion
Hebdobot: % durée du point 6/ Points de vigilance de la semaine : mm:ss
Hebdobot: % […], on va passer à la suite : 7/ Points forts de la réunion
Hebdobot: Sujet collectif : 7/ Points forts de la réunion
Hebdobot: % 1 minute max
Hebdobot: % si rien à signaler vous pouvez écrire % ras
Hebdobot: % quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ ... ]
% on va passer à la suite : Points de Vigilance de la réunion
## 8/ Points de vigilance de la réunion
Hebdobot: % durée du point 7/ Points forts de la réunion : mm:ss
Hebdobot: % […], on va passer à la suite : 8/ Points de vigilance de la réunion
Hebdobot: Sujet collectif : 8/ Points de vigilance de la réunion
Hebdobot: % 1 minute max
Hebdobot: % si rien à signaler vous pouvez écrire % ras
Hebdobot: % quand vous avez fini vous le dites par % fini
[ ... ]
% Fin de la revue hebdomadaire, merci à vous
!fin
Hebdobot: % durée du point 8/ Points de vigilance de la réunion : mm:ss
Hebdobot: % C'était la XXXe revue hebdomadaire de l'April, la Xe de l'année AAAA.
Hebdobot: % Compte-rendu de la revue : https://paste.chapril.org//xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Hebdobot: % Durée de la revue : XX minutes
Hebdobot: % Nombre de personnes participantes : XX
Hebdobot: % La participation moyenne aux revues est de X,X personnes.
</pre>
h2. Constitution et publication de la synthèse de la revue
Hebdobot est le bot irc qui gère les logs et la synthèse de la revue hebdo (les commandes !debut et !fin sont utilisées pour démarrer et terminer la revue hebdo). À la fin, hebdobot indique le lien vers la synthèse à ajouter sur agir.april.org.
Ancienne procédure :
# Télécharger ce script : https://redmine.april.org/attachments/download/88/revue.py
# Mettez vos log irc sous la forme « @<pseudo> message@ » comme ici (horodatage non nécessaire) : https://redmine.april.org/attachments/35/20100430-log-irc-revue-hebdomadaire.txt
# Éditez le log pour commenter/supprimer/ajouter des éléments autant que nécessaire pour améliorer la synthèse.
# Exécutez @cat log.irc | python revue.py > AAAAMMJJ-log-irc-revue-hebdomadaire.txt@ en ajustant la date.
# Éditez @AAAAMMJJ-log-irc-revue-hebdomadaire.txt@ pour vérifier/supprimer les commentaires et relire le résultat.
# Ajoutez le fichier à l'endroit dédié en mettant à jour la présente tâche, en indiquant « Synthèse de la revue hebdomadaire du JJ mois AAAA » et en attachant le fichier.
# Envoyez un lien vers la synthèse sur les listes animation@ et resp-tous@.